Когда бизнес начинает уверенно становиться на ноги и выходить на новый уровень развития, очень важно оптимизировать и автоматизировать процессы, которые помогут увеличить оборот компании и улучшить внутреннее взаимодействие — как между сотрудниками, так и внешнее — между сотрудниками и клиентами.

Мы уже писали об автоматизации бизнеса и вспомогательных ресурсах для достижения этой цели, таких как CRM-системы, сервисы рассылок и онлайн-помощники, а сегодня поговорим ещё об одном типе инструментов — облачных решениях для командной работы.

К сожалению, многие инструменты для удалённых команд неудобны или сложны в использовании. Неправильный выбор таких сервисов может ещё сильнее затруднить адаптацию к удалённой работе, особенно в условиях пандемии.

Как и в случае с другими сервисами, в 2021 году у предпринимателя есть огромный выбор подобных инструментов, и в этом нужно разобраться, прежде чем остановиться на каком-то одном решении для своего бизнеса. Давайте рассмотрим ТОП-10 таких сервисов.

• Airtable
• Bit.ai
• Evernote
• Google Suite
• Hightail
• InVision
• MindMeister
• Slack
• Teamwork
• Trello

Давайте посмотрим, что это за инструменты и какими возможностями обладает каждый из них.

AIRTABLE

Идеальный сценарий использования этого инструмента — создание таблиц. Конечно, на первый взгляд может показаться, что этот сервис ничем не отличается от обычного Excel, но это впечатление обманчиво. У Airtable гораздо больше возможностей. Создаётся «база», и да — она выглядит как документ Excel, затем вы делите её на «таблицы» — это похоже на листы в Excel, но дальше начинается самое интересное: каждая строка данных представляет собой отдельную запись, в которой можно полностью настраивать поля. Также можно связывать записи между собой, добавлять индикаторы прогресса и даже прикреплять крупные файлы. Для каждой таблицы можно настраивать «представления», а также использовать доски в стиле Kanban и диаграммы Ганта.

С помощью этого инструмента можно создать маркетинговый план, карту сайта или, например, контент-календарь.

Преимущества:

• облачная работа;
• доступ к файлам из браузера или мобильного приложения;
• моментальное обновление данных;
• одновременное совместное редактирование;
• наглядное восприятие;
• стильный интерфейс;
• удобство в использовании;
• гибкая настройка.

С его помощью удобно организовывать и настраивать базы данных под конкретные цели и задачи.

BIT.AI

Отличное облачное хранилище для документов и файлов, в котором несколько авторов могут создавать и редактировать документы в реальном времени. Можно даже предоставить клиентам ограниченный доступ для обратной связи. Также доступно отслеживание взаимодействия с документами.

Кроме того, в Bit.ai можно привязывать другие облачные файлы к своим документам и редактировать материалы, включая форматирование изображений или встроенного контента, в том числе блоков кода и видео. Ещё одна удобная функция — создание специальных тем, чтобы ваши документы соответствовали единому корпоративному стилю.

Преимущества:

• безопасность файлов;
• мгновенное сохранение и распространение;
• шаблоны;
• привлекательный и гибкий интерфейс.

EVERNOTE

Создавайте бесчисленное количество заметок, организуйте их в блокноты, делитесь с коллегами и лучше структурируйте рабочий процесс. Вы даже можете искать текст внутри изображения, добавленного в заметку, с помощью функции поиска. Все эти возможности доступны в Evernote.

Что ещё? Можно прикреплять списки и сроки выполнения, а также использовать Work Chat для обмена идеями и файлами. Этот сервис отлично показывает себя в виртуальном взаимодействии.

Преимущества:

• синхронизация и поддержка любых устройств;
• простой и минималистичный интерфейс;
• интеграция с другими инструментами: расширения браузера, вырезки из меню, автоматизация через Zapier и IFTTT.

GOOGLE SUITE

Семейство сервисов Gmail, Docs, Keep, Sheets, Slides.

Несколько человек могут одновременно редактировать и комментировать документ, а также отменять изменения.

Все эти сервисы взаимодействуют между собой, связывают заметки, задачи — всё находится под рукой, и любыми документами легко делиться.

Преимущества:

• мгновенное сохранение, синхронизация и обмен файлами;
• простые в использовании приложения;
• большой объём хранилища для файлов.

HIGHTAIL

Отличное решение для обмена файлами и хранения информации. Один из самых быстрых сервисов в своём классе.

Позволяет мгновенно отправлять файлы клиентам и коллегам, а также просматривать файлы в браузере и оставлять комментарии.

Сейчас в нём также есть функция управления проектами и задачами, а в облаке можно хранить тяжёлые PDF-файлы и видео.

Преимущества:

• хранение и обмен очень большими файлами;
• простота использования;
• адаптивность.

INVISION

Основная функция сервиса — прототипирование для дизайнеров, но на этом его возможности не заканчиваются. При удалённой работе он помогает команде давать точечную обратную связь по интерактивному макету, делиться дизайном внутри команды и комментировать отдельные элементы интерфейса.

Простой интерфейс, понятный даже новичку, и возможность создавать впечатляющие макеты делают этот сервис популярным среди дизайнеров.

Преимущества:

• все проекты находятся в облаке;
• возможности для свободного рисования и создания mood board;
• комментарии привязываются к конкретному элементу и не теряются.

MINDMEISTER

Надёжный инструмент для создания интеллект-карт, идеально подходящий для удалённого мозгового штурма всей команды. С его помощью можно планировать проекты, создавать оргструктуры, mood board и любые визуальные схемы.

Также можно прикреплять ссылки, изображения, файлы и даже эмодзи к элементам карты. Можно рисовать связи между узлами, оставлять заметки или превращать карту в презентацию. Уровень доступа для коллег или клиентов вы определяете сами.

Преимущества:

• возможность делиться картами;
• конвертация карты в PDF, Word или PowerPoint.

SLACK

Это приложение влюбляет пользователей в себя благодаря огромному количеству ботов и интеграций, которые значительно упрощают командную работу.

Slack даёт возможность взаимодействовать с коллегами не только по электронной почте, но и в специальных командных чатах — «каналах».

Преимущества:

• облачные сообщения — быстро и безопасно;
• обмен большими файлами через облако;
• интеграция с другими сервисами;
• собственные темы, множество ботов и приложений для организации работы.

TEAMWORK

Название говорит само за себя: это приложение буквально создано для командной работы, отслеживания проектов, постановки задач, контроля их выполнения и обсуждения совместной работы.

Здесь есть набор инструментов для управления загрузкой и ключевыми этапами проекта. Полностью интуитивная система, которая упрощает совместную работу и удалённый доступ к необходимой информации.

Преимущества:

• доступность файлов через облако;
• настраиваемые фильтры и поля для уточнения задач;
• интеграция с Google Suite и Microsoft Office для оптимизации рабочего процесса.

TRELLO

И последний, но не менее важный сервис. Отличный инструмент для удалённой работы и совместных проектов. Вы можете создать доску, добавить в неё карточки и различные списки, а затем перемещать карточки из колонки в колонку.

Каждую карточку можно настроить под свои задачи, добавить теги, файлы, сроки выполнения и чек-листы. Здесь можно управлять чем угодно — от CRM-доски до контент-календаря и любых процессов, которые удобно отображать визуально. В Trello также доступны комментарии и редактирование.

Преимущества:

• доступ с любого устройства и из любого браузера;
• можно использовать как drag-and-drop, так и клавиатуру;
• настройки досок;
• шаблоны для работы;
• с помощью Power-Ups можно интегрировать в Trello практически всё: Evernote, Harvest, Google Drive, Slack и многое другое.

Мы понимаем, что для многих удалённая работа — это новый этап в рабочем процессе, и команде бывает довольно сложно взаимодействовать на расстоянии. Но мы надеемся, что использование этих сервисов поможет вам значительно упростить удалённое взаимодействие внутри команды и поможет бизнесу пройти через это непростое время.